10 comportamientos que nos hacen perder el tiempo

Con todas las cosas que debes llevar a cabo diario, ¿no sería maravilloso que los días fueran simplemente más largos? Antes de que pienses en las maneras de cómo retrasar la rotación de la Tierra, intenta primero suprimir las graves conductas que desperdician tiempo — o al menos reduce la cantidad de tiempo que les dedicas; ganarás una, dos, tres o más horas para invertirlas en actividades que sean más importantes para ti. He aquí algunos de los más voraces consumidores de tu valioso tiempo.

1.       No detenerse para pensar

Cuando dedicas muy poco tiempo a la preparación, te ves forzado a pasar mucho tiempo en la realización. El tiempo que inviertes en reunir, compilar y organizar tus pensamientos antes de que empieces un proyecto, rinde frutos al ahorrarte tiempo y en la calidad del resultado.

Planeando con antelación no sólo descartas problemas antes de empezar, sino que también te sirve para imaginar cómo desempeñarás el trabajo. Cuando contemplas la situación por adelantado, nutres a tu subconsciente con las herramientas y la información que necesitas para trabajar con los contratiempos, por lo general sin que te des cuenta. Es como meter la masa de pan a un lugar caliente y dejar que se eleve durante la noche — hagamos de cuenta que tus esfuerzos de planeación son la levadura que harán crecer tus proyectos hasta el tope de sus posibilidades.

La reflexión es valiosa en los emprendimientos grandes y chicos. Incluso 10 minutos al final del día para repasar tu agenda y reorganizar su contenido, sin duda incrementará tu productividad y eficacia para el siguiente día.

2.       Hacer muchas cosas a la vez

La evidencia científica indica contundentemente que pretender ser polivalente — ir de un lado a otro realizando dos o más tareas a la vez — es una manera extremadamente inefectiva de hacer las cosas. Los investigadores dicen que cuando se tiene este comportamiento, se le hace perder tiempo al cerebro entre cambios de habilidades y recuerdos diferentes para mantener el enfoque en cada exigencia distinta.

Un estudio demuestra que cuando las personas hablan dos idiomas y se les pide que intercambien entre lenguajes cuando cuentan objetos, lo hacen más lento precisamente en el instante en que hacen el cambio entre uno y otro — incluso con el idioma al cual están más familiarizados. Otro estudio indica que cuando las personas empiezan y se detienen en varias tareas dentro de un determinado lapso de tiempo, incrementan la duración necesaria para terminar en un 500%.

Algunas veces la polivalencia puede ser de ayuda: mientras haces la cena, ayudas a uno de tus hijos a hacer la tarea a la vez que le dices al otro donde puede encontrar sus zapatos de futbol. Y otras veces la polivalencia no afecta la productividad: mientras lees un libro te encuentras escuchando música y te detienes ocasionalmente para responderle a tu esposa cuando te habla.

Pero para esos proyectos que requieren el mejor de tus esfuerzos, sería mejor que te enfocaras en una cosa a la vez. He aquí cómo puedes mantenerte concentrado en la tarea que traes entre manos:

· Apaga tu móvil y el timbre de tu teléfono fijo o desvía las llamadas entrantes hacia el correo de voz. Incluso si no pretendes contestar las llamadas, el sonido interrumpe tu atención y retrasa tus avances.

· Si estás trabajando en la computadora, configura tu programa de correos electrónicos para que no te notifique cada vez que recibas un nuevo mensaje. Puedes revisar tu e-mail cada cierto tiempo o incluso planificar en tu agenda una hora en la cual consultar y responder tus mensajes.

· Si estás trabajando en un informe, un artículo o algún proyecto que exija demasiada concentración, reserva por lo menos una hora de tiempo ininterrumpido. Puede que no seas capaz de terminarlo en esa hora, pero harás grandes avances en él. Una hora de enfoque es aproximadamente lo que la mayoría de personas necesitan para dar el 100%, antes de tomarse cualquier tipo de descanso para beber una taza de café, ir al baño o solamente estirarse.

3.       Trabajar sin descanso

Hay un punto donde tu enfoque y concentración comienzan a caer dramáticamente. Demasiadas personas trabajan arduamente hasta el final, omiten los descansos y cruzan ese umbral. Se sientan y leen el mismo párrafo una y otra vez porque están cansados y fuera de concentración. Revisan el mismo informe otra vez sin darse cuenta hasta que van a la mitad.

Todos necesitamos descansar de la rutina y el trabajo. Debes tomar recesos frecuentes pero muy cortos. Si tomas dos descansos de 15 minutos en un día más tu hora de comida, te sugiero que pruebes hacer tres recesos de 10 minutos o dos de 5 minutos y dos de 10 minutos al día. No estoy proponiendo que tomes más tiempo del que tienes permitido por tu jefe, sino que lo uses en lapsos cortos para recuperar el enfoque y la energía.

4.       Pretender la perfección

Si estás esperando de ti o de los demás la perfección, estás perdiendo el tiempo. Permite la imperfección para no dejar de buscar intereses recreativos o tus metas profesionales pueden terminar limitando tu satisfacción en la vida.

La cantidad de tiempo, esfuerzo, energía y emociones requeridas para lograr la perfección reducen drásticamente la producción. Inviertes el mismo tiempo y energía para lograr del 95 por ciento de rendimiento hasta el 100%, como lo que haces desde el 0% hasta el 95 por ciento. Es mejor emplear tu energía en comenzar algo nuevo que enfocarse en lograr la perfección.

Y si te rehúsas a dejarlo hasta que quede perfecto, ¿en qué punto logras ser perfecto? Uno de los inventores más prolíficos de la historia, Thomas Edison, hizo cientos de prototipos fallidos antes de perfeccionar sus invenciones, como fue el caso de la bombilla.

5.       Preocuparse y esperar

Van de la mano, la preocupación y la espera son dos desperdicios de tiempo que pueden minar tu éxito y felicidad en la vida. La preocupación normalmente surge de profundizar en los factores que no puedes controlar. Es aterrador pensar en las fuerzas apabullantes que pueden tener un impacto devastador: una recesión económica, un huracán, el calentamiento global. Pero si gastas tiempo preocupándote, no estás utilizando ese tiempo en formas que prevengan o evadan dichas fuerzas. El especialista de autoayuda Dale Carnegie lo dice a su manera: “Si no puedes dormir, entonces levántate y haz algo en lugar de estar ahí tirado preocupándote. Es la preocupación lo que te aqueja, no la falta de sueño.”

Un ejercicio que te puede ayudar a superar la preocupación es hacerte estas cuatro preguntas:

· ¿De qué me estoy preocupando realmente?

· ¿Qué puedo hacer al respecto?

· ¿Qué voy a hacer entonces?

· ¿Cuándo pondré manos a la obra?

Pariente de la preocupación es la espera— no hablo de esperar a tu esposa para ir a cenar. O esperar a que un cliente te llame para comunicarte su decisión sobre una oferta que le hiciste. O esperar a que los precios de las televisiones de alta definición bajen. Me refiero a la dilación que frecuentemente acompaña a la preocupación, la demora que te retiene para efectuar una acción productiva.

¿Por qué no saberlo ahora preferiblemente que después? Si ese cliente no te ha llamado, llámale tú. Tendrás la respuesta a la propuesta que le hiciste de todas maneras. Si te da la mala noticia de que prefirió a la competencia, averigua ahora si puedes ofrecerle algo más. Si esperas a que los precios de las televisiones de alta definición bajen, ¿cuánto tiempo pretendes realmente esperar para que suceda? ¿Vale la pena disfrutarla ya o esperar meses por una diferencia de tan sólo unos cuantos dólares?

6.       Engancharse a la televisión

De acuerdo con The Nielsen Company, el promedio de la gente en los Estados Unidos mira más de 28 horas de TV a la semana. Piensa en ello: si pudieras eliminar todo ese tiempo pasivo, sería como tener una semana de ocho días. Piensa en todo lo que podrías hacer con 28 horas extra: leer un buen libro, pasar más tiempo con tu familia, tomar un curso, hacer ejercicio — ¡e incluso dormir tus 8 horas por las noches!

Si eres un televidente consagrado, quitarte el hábito de sopetón probablemente sea ilusorio. La ansiedad puede ser muy severa. Y la verdad es que, la televisión no es tan mala. Es como el café, un poco puede hacerte bien. Pero para mí, 28 horas de TV en una semana es equivalente a tener el hábito de beber cuatro tazas de café expreso al día.

He aquí unas maneras de cómo acostumbrarte a no pasar las noches pegado al sillón:

· Apaga la TV si no la estás viendo. Algunas gentes disfrutan de tener al aparato como compañía, pero es muy tentador deambular y dejarse atrapar de repente si Oprah tiene a un invitado controversial o en Big Brother están a punto de sacar a otro integrante de la casa.

· Planea previamente tu horario para ver TV. Decide que es lo que realmente te interesa ver. El martes por la noche, si te gusta la serie de las 9 p.m., que así sea. Pero no enciendas la televisión hasta que comience y apágala inmediatamente después de que aparezcan los créditos.

· Planifica horas en las que no verás la TV durante la semana. Reserva una noche especifica entre semana o un fin de semana donde todas las televisiones de la casa permanezcan apagadas.

· Reduce el número de televisores en tu casa. Mantén la TV fuera de la cocina y del dormitorio especialmente. Al igual que los dietistas recomiendan a sus pacientes comer sólo en ciertos lugares de la casa, limitar el número de aparatos televisivos ayuda a mantener el hábito bajo control.

· Pregrabar lo que te gusta y verlo en tu propio horario. ¿Cuál es el beneficio? ¡Te saltarás todos los comerciales, que reducen tu tiempo de espectador por al menos un tercio!

7.       Navegar por la red

Nada de malo hay en navegar por Internet — mientras que un momento no se vuelvan diez horas. No estoy exagerando cuando digo que los estudios demuestran que el promedio que pasa la gente en línea es de una a dos horas al día, ¡pero un porcentaje considerable dedica de siete a más horas por día enganchados a su monitor! Los estudios muestran también que el tiempo que se dedica a Internet está incrementando — usurpando otras actividades, como ver TV y leer.

La Internet es una herramienta increíblemente valiosa cuando se trata de ahorrar tiempo. Sólo piensa cuán lento era antes el localizar y extraer información. Pero la Web es un almacén de información inútil también. Puedes pasar horas escudriñando entre olas de datos en busca de lo que realmente quieres saber y antes de que te des cuenta, se te ha ido más de la mitad del día. Tus intenciones originales se desintegran cuando pierdes el trasfondo de la información.

Cuando utilizas Internet para investigar u obtener información, vale la pena mantenerse enfocado en tu misión: ¿qué estás buscando? ¿el informe anual de una compañía que rastreas como cliente? ¿El mejor hospedaje en Cancún para Mayo? No te distraigas con información relacionada que sólo desviará tu rumbo. Usa frases especificas entre comillas para obtener resultados exactos o utiliza las características de la búsqueda avanzada para evitar ciertas palabras o limitar tu búsqueda para sitios .org, .com, .gov ó .edu según lo necesites. Guarda en favoritos los sitios que encuentres especialmente útiles o copia y pega la información importante en un documento por separado, junto a la URL de donde proviene, para consultas posteriores.

Un buen uso de Internet es para el esparcimiento: música, compras, videojuegos, blogs, mundos virtuales, pornografía. Mi consejo: en algunos casos, es mejor que suspendas esta actividad completamente. Muchos de esos comportamientos en línea pueden desencadenar serios problemas, adicciones, riesgos financieros e incluso cuestiones de seguridad personal. En otras situaciones benignas, es también buena idea limitar la actividad en línea a un mínimo y encontrar en cambio, tus potenciales en el mundo real.

8.       Quedar atrapado en las garras del correo basura

Por si no fuera suficiente ser atiborrado de ofrecimientos de tarjetas de crédito, catálogos y publicidad en tu buzón de mensajes, ahora te azotan con información no solicitada, comúnmente conocida como spam. Por lo menos hoy en día las ofertas por e-mail no desperdician cientos y cientos de toneladas de papel que se tiraban a la basura como antes. Pero todos desperdiciamos mucho tiempo buscando entre correos convencionales y electrónicos para asegurarnos de que no extravíamos correspondencia importante.

Recientemente en nuestra casa, he recogido 30 catálogos dirigidos a mi esposa. Cosa interesante: ella sólo ha solicitado dos de ellos. Aparentemente, esas compañías venden su nombre y dirección a otros comerciantes.

Vender o intercambiar listas de distribución es una práctica común entre algunas empresas. Apuesto a que si revisas el montón de ofertas que recibes, encontrarás que diferentes compañías escriben mal tu nombre de la misma manera. ¿Coincidencia? No lo creo.

Borrarse de esas listas es más difícil de lo que debería ser. Llamar a la empresa y pedir que te eliminen de su lista no siempre funciona. Y después de que logras salir de la lista, la misma compañía puede comprar una nueva con tu nombre en ella y el envío de ofertas vuelve a empezar otra vez. Aunque muchas empresas purgan tu nombre de las listas futuras que compran, esto no siempre sucede.

Puedes tomar algunas medidas para reducir el diluvio de correspondencia que se cruza en tu camino. Sin embargo, solo toma unos minutos para detener este desperdicio de tiempo:

· Contacta a una dependencia gubernamental o asociación civil para que hagan desistir a los anunciantes de su publicidad. En algunos casos esta no es una solución concreta, porque varía de región en región y de país a país, pero si tienes este instrumento a tu alcance, utilizalo.

· Instala un buen programa administrador de spam. La mayoría atrapan el spam y te dan la oportunidad de verlo si así lo quieres. La mayoría de paquetes antivirus cuentan con uno, solamente aprende a usarlo. Toma en cuenta que puede llevar algún tiempo ver una reducción en la llegada de correo basura.

9.       Matar el tiempo en el transporte

Suelo envidiar a esa gente que vive en las más grandes metrópolis y que pueden tomar ventaja del transporte público. Con la idea de subirse al tren y dedicarse a leer mientras se desplazan, ponerse al día con los reportes y planificar los compromisos empresariales mientras le dejan la conducción a otros, ¡yo no me preocuparía si el viaje durara una hora!

Eso fue algo fantasioso, por supuesto — mi trabajo demanda que conduzca hasta muchos lugares donde no llega el transporte público. Eso se traduce en largas horas improductivas detrás del volante. Improductivo, es decir, hasta que descubrí que mi automóvil me ofrecía una de las más valiosas oportunidades que pudiera imaginar. Mi vehículo se convirtió en mi propia auto-universidad.

Por aquel entonces recurrí al reproductor de discos — ahora es la memoria USB con mp3’s — y transformé mi carro en un salón de clases para desarrollar habilidades y superación personal. En lugar de escuchar la radio comercial, cambiando entre estaciones, me puse a escuchar a oradores de motivación y audio-libros prácticos acerca de todo, desde finanzas personales hasta relaciones humanas.

Aunque no haya nada de malo en escuchar música o programas de debate en la radio, cuando tienes que pasar mucho tiempo en tu auto, sería mejor que te sirviera para utilizar mejor tu tiempo.

10.   Perder el tiempo con gente negativa

Una manera de reducir tu nivel de energía, mermar tu entusiasmo, oscurecer tu mentalidad, retrasar tu productividad y drenar tu copa de estar medio llena hasta casi vacía, es invertir tu tiempo en personas negativas. Aminorando la influencia que tienen sobre tu vida, más feliz y más productivo podrás ser.

Es más fácil decirlo que hacerlo, lo sé. Es muy posible que tengas por lo menos un amigo desagradable en tu círculo social. Y es probable que te relaciones con alguien que gusta de recordarte que no estás a la altura de tu potencial o que todo mundo trata de meterte el pie. Tus socios negativos no necesariamente dirigen su descontento hacia ti. Puede que ellos, en realidad, te vean como un triunfador mientras que se perciben a sí mismos como unas pobres víctimas de las injusticias del mundo. Pero su pesimismo tiende a contagiarte.

No estoy insinuando que abandones a los amigos y parientes que te hacen pasar malos ratos, debido a enfermedades, problemas financieros o problemas personales. Estoy hablando de que evites a esas personas que son propensas a ver el lado negativo de la vida, sin importarles cuanta buena suerte tengan.

Haz todo lo posible por minimizar el tiempo que dedicas en compañía de cascarrabias y adversarios. No solo recuperarás tiempo valioso para dirigirlo hacia esfuerzos positivos, sino que también su ausencia romperá el embrujo siniestro que impusieron sobre tu optimismo.

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